Cílem tohoto prohlášení je seznámit občany, zaměstnance, dodavatele a další spolupracující fyzické osoby se zásadami a pravidly, kterými se správce řídí při ochraně osobních údajů podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU)
číslo 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 (dále jen „GDPR“). Toto nařízení GDPR vstoupilo v účinnost dnem 25. 5. 2018. Odkaz na zdroj
I. Základní ustanovení
Správcem osobních údajů podle článku 6 Nařízení EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY 2016/679
o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů o volném pohybu těchto
údajů (dále jen: „GDPR”) je Obecní úřad Vrbčany,
se sídlem: 280 02 Vrbčany 25 (dále jen: „správce“).
Správce osobních údajů
Obecní úřad Vrbčany
280 02 Vrbčany 25
Email: info@obecvrbcany.cz
telefon: 725 021 070
Osobními údaji (dále jen “Osobní údaje“) se rozumí veškeré informace o identifikované nebo
identifikovatelné fyzické osobě, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na
určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo
na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní
nebo společenské identity této fyzické osoby.
Správce nemá pověřence.
II. Právní základ zpracování osobních údajů
Splnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění
zákonných povinností, které se na správce (obec) vztahují na základě zvláštních právních předpisů
(např. zákon o obcích, zákon o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, zákon o místních poplatcích,
zákon o spisové službě, zákoník práce a další).
Splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci podle čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR.
Zpracování je nezbytné pro výkon zákonem svěřené působnosti obce při rozvoji území a uspokojování potřeb jejích občanů.
Splnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů (např. nájemní smlouvy, smlouvy o dílo, kupní smlouvy),
nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů.
Udělení svobodného souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. V případech, kdy zpracování osobních údajů nevyplývá ze zákona ani ze smluvního vztahu, zpracovává správce údaje pouze na základě dobrovolného souhlasu subjektu údajů
(např. zasílání obecního zpravodaje e-mailem, zveřejnění fotografií z kulturních akcí nad rámec zpravodajské licence).
Ze strany správce nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR.
III. Účel zpracování osobních údajů
Správce zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro plnění zákonných povinností,
zajištění chodu obce a informování veřejnosti. Osobní údaje jsou zpracovávány pro následující účely:
Výkon veřejné moci a zákonných povinností obce:
- Vedení evidence obyvatel a správa místních poplatků (např. poplatky za komunální odpad, psy)
- Agenda obecního úřadu, správa úřední desky, vyřizování podání občanů a e-podatelna
- Zajištění voleb do zastupitelstev obcí, Senátu a dalších typů voleb
- Správa majetku obce, evidence odpadového hospodářství a provozování kanalizace či ČOV
Smluvní a obchodní vztahy:
- Příprava, uzavírání a plnění smluv s dodavateli, odběrateli nebo nájemci obecního majetku
- Realizace a administrace veřejných zakázek obce
Vnitřní správa, účetnictví a personalistika:
- Vedení účetnictví, rozpočtová agenda a finanční kontrola obce
- Mzdová a personální agenda zaměstnanců obce a členů zastupitelstva
Informování veřejnosti a prezentace obce:
- Provozování oficiálních webových stránek obce a zasílání aktualit na e-mail občanů (na základě dobrovolného přihlášení)
- Vydávání Vrbčanského zpravodaje a správa obecní fotogalerie z kulturních, společenských a brigádnických akcí
Kategorie a zdroje osobních údajů
Kategorie údajů: Správce zpracovává identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu), kontaktní údaje (e-mail, telefon) a finanční údaje (číslo bankovního účtu pro platby poplatků či plnění smluv). Zvláštní kategorie údajů (citlivé údaje)
jsou zpracovávány výhradně v oblasti mezd a personální agendy zaměstnanců, jak ukládá zákoník práce.
Zdroje údajů: Osobní údaje získává správce přímo od subjektů údajů (občanů, smluvních partnerů) nebo z veřejných rejstříků a základních registrů státu při výkonu veřejné moci.
IV. Doba uchovávání osobních údajů
Správce uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelu, pro který byly shromážděny. Doby uchování se řídí příslušnými právními předpisy (např. zákonem o účetnictví, zákonem o rozpočtových pravidlech, daňovými předpisy a zákoníkem práce) a Spisovým a skartačním plánem Obce Vrbčany.
Konkrétní lhůty pro uchovávání dokumentů obsahujících osobní údaje jsou stanoveny následovně:
Smluvní agenda: Po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu promlčecích lhůt pro uplatnění nároků (zpravidla 3 až 10 let od ukončení smlouvy).
Účetní a daňové doklady: Po dobu 5 až 10 let následujících po roce, kterého se týkají, podle zákona o účetnictví a zákona o DPH.
Mzdová a personální agenda: Vybrané dokumenty (např. mzdové listy) jsou uchovávány po dobu až 45 let pro účely důchodového pojištění, jak ukládá zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.
Agenda plnění zákonných povinností a výkonu veřejné moci: Po dobu stanovenou skartačními znaky a lhůtami ve Spisovém a skartačním plánu obce.
Zpracování na základě souhlasu: Po dobu uvedenou v textu souhlasu nebo do okamžiku, než subjekt údajů svůj souhlas odvolá (např. při odhlášení z odběru e-mailových aktualit obce)
Po uplynutí stanovených archivačních a skartačních lhůt správce osobní údaje bezpečně vymaže, skartuje nebo anonymizuje v souladu se skartačním řízením.
V. Příjemci osobních údajů (zpracovatelé a subdodavatelé správce)
Správce (obec) osobní údaje zásadně nepředává jiným subjektům, pokud k tomu nemá zákonný důvod, souhlas subjektu údajů, nebo pokud to není nezbytné pro splnění smlouvy.
V odůvodněných a zákonem stanovených případech mohou být osobní údaje předávány těmto kategoriím příjemců:
Orgány veřejné moci: Státní orgány a instituce v rámci plnění zákonných povinností obce (např. finanční úřad, ministerstva, soudy, Policie ČR, Česká správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny).
Zpracovatelé externích služeb: Osoby, které pro obec zajišťují technický, organizační nebo softwarový provoz:
- Poskytovatel služeb správy a provozu webových stránek a IT podpory (fyzická osoba Michaela Mikovcová).
- Dodavatelé specializovaných softwarových systémů pro obecní agendy (účetní, personální a spisové systémy).
- Poskytovatelé právních, auditorských nebo účetních služeb v zájmu zajištění řádného chodu obce.
Správce nemá v úmyslu předat osobní údaje subjektu údajů do třetí země (mimo EU) nebo mezinárodní organizaci.
VI. Práva subjektů údajů (Další ujednání)
V souladu s nařízením GDPR máte jako subjekt údajů vůči správci (obci) následující práva, která můžete kdykoli uplatnit:
Právo na přístup k osobním údajům podle čl. 15 GDPR: Máte právo získat od obce potvrzení, zda jsou vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud ano, máte právo na přístup k těmto údajům a k podrobným informacím o jejich zpracování.
Právo na opravu podle čl. 16 GDPR: Jste oprávněni požadovat bezodkladnou opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů, které se vás týkají.
Právo na výmaz („právo být zapomenut“) podle čl. 17 GDPR: Máte právo požadovat vymazání svých údajů, pokud již nejsou potřebné pro stanovené účely nebo pokud odvoláte svůj souhlas. Upozornění: Toto právo se nevztahuje na údaje, které obec musí ze zákona uchovávat pro plnění svých veřejnoprávních povinností.
Právo na omezení zpracování podle čl. 18 GDPR: Máte právo požadovat, aby obec omezila zpracování vašich údajů (např. po dobu, kdy se ověřuje jejich přesnost).
Právo na přenositelnost údajů podle čl. 20 GDPR: Máte právo získat své údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo na smlouvě.
Právo vznést námitku podle čl. 21 GDPR: Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování vašich údajů, které obec provádí na základě veřejného zájmu nebo výkonu veřejné moci. Obec v takovém případě údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování.
Právo odvolat souhlas podle čl. 7 odst. 3 GDPR: Pokud je zpracování založeno na vašem dobrovolném souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat (např. odhlásit se z odběru e-mailových novinek). Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost předchozího zpracování.
Právo podat stížnost: Pokud se domníváte, že obec při zpracování vašich údajů porušila nařízení GDPR, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu:
Úřad pro ochranu osobních údajů:
Adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
Web: www.uoou.gov.cz
VII. Podmínky zabezpečení osobních údajů
Správce prohlašuje, že přijal veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů.
Správce přijal technická opatření k zabezpečení datových úložišť a úložišť osobních údajů v listinné podobě, zejména silná přístupová hesla, antivirový program, pravidelné zálohování dat a uzamykání fyzických archivů a kanceláří.
Správce zajišťuje, že k osobním údajům mají přístup pouze jím výslovně pověřené osoby (zaměstnanci), které jsou vázány povinností mlčenlivosti.
VIII. Závěrečná ustanovení
Tyto Podmínky ochrany osobních údajů jsou veřejně přístupné a slouží ke splnění informační povinnosti Obce Vrbčany vůči občanům, zaměstnancům, smluvním partnerům a návštěvníkům webových stránek podle Článku 13 a 14 GDPR.
V případě zpracování osobních údajů na základě vašeho dobrovolného souhlasu (např. registrace k odběru e-mailových aktualit) potvrzujete odesláním příslušného formuláře na webu obce, že jste s těmito podmínkami seznámeni a v celém rozsahu je berete na vědomí.
Správce je oprávněn tyto podmínky v případě legislativních nebo organizačních změn upravit. Novou verzi podmínek ochrany osobních údajů správce vždy bezodkladně zveřejní na svých oficiálních internetových stránkách www.obecvrbcany.cz.
